インターネットFAXを導入する際の注意点とは？

インターネットFAXを導入する際の注意点とは？

インターネットFAXの導入を検討している企業が多くあると思われます。従来の方法のようにFAX機器を用意しなくていいので、購入やインク代や用紙代にかかるコストが削減できますし、一斉送信ができて事務作業の負担が抑えられます。業務の効率化をしたい企業にピッタリです。ただ、インターネットFAXを導入する際の注意点があるので、しっかり認識しておくことが求められます。 1つ目は企業のニーズにマッチしたものを選ぶことです。必要な機能が備わっていなければ、導入するメリットが低くなるので気をつけてください。業務の効率化や従業員の負担を減らすために導入するわけなので、料金の安さだけで決めるのは評価できません。2つ目はセキュリティの高さです。ほとんどのインターネットFAXはセキュリティがしっかりしていますが、クオリティの低いところだとセキュリティにも問題がある可能性が考えられます。大事な情報が漏洩してしまえば大変なことになります。

インターネットFAXで保管コストを削減できる

従来から使用されてきたFAXは、紙で内容を受信し、保存する必要がありました。頻繁にFAXの送受信を繰り返すほどに保管しなければいけない紙の量は増え、圧迫されるオフィスに困った経験がある方も多いのではないでしょうか。多すぎるからと捨てたくなっても書類の内容によっては保管期限が定められており、期限内は破棄することもできません。時には重要な内容を含むため、雑に保存すれば後々になってトラブルが発生することもあります。増え続ける一方の保管コストは、FAXの大きな課題の一つでした。インターネットFAXはすべてデジタルでやり取りを行い、送信および受信したファイルもそのまま保存することができます。紙でやり取りを行わないため保存場所に困らず、結果的にコスト削減にも役立ってくれるでしょう。物理スペースが不要となるほか、仕分けにかかる社員の手間も減り、全体的な負担軽減に活用できるのがインターネットFAXとなっています。