DỊCH VỤ - SỬA CHỮA

Các bước để lập kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ

Khi lớn thì ai cũng muốn quay lại thời học sinh, thời còn cắp sách tới trường. Vì đó là khoảng thời gian thoải mái, lo âu lo nghĩ, hồn nhiên nhất. Nhưng thời gian không chờ đợi một ai, dù sao thì vẫn phải lớn và vân phải dời khỏi những năm tháng đó. Vậy làm thế nào để ôn lại các kỷ niệm đáng nhớ đo, chính là nhờ những buổi họp lớp, bạn bè quay quần bên nhau.

Nhưng nếu không biết tổ chức buổi họp lớp phù hợp thì ngược lại sẽ không có nhiều người đi và buổi họp lớp cung không được tốt như mong muôn. Do đó, hôm nay Seminarsaigon xin chia sẻ cho bạn các bước chi tiết để lập kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ và thuê hội trường tốt nhất.

 

Các bước để lập kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ

 

Lựa chọn thời gian tổ chức

–  So với nhiều sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp sẽ có phần linh hoạt hơn, chỉ cần có được sự thống nhất giữa các thành viên trong lớp. Có rất nhiều lớp thường tổ chức họp mặt thường niên, nhưng nếu không có điều kiện, bạn có thể lấy mốc thời gian 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm… sau ngày ra trường là thời điểm họp mặt. Còn đối với các chương trình họp khóa, mốc thời gian thường là 10 năm, 15 năm, 20 năm hoặc có thể là 30, 40 năm.

–  Đối với ngày tổ chức cụ thể, chương trình họp lớp nên được diễn ra vào dịp cuối tuần hoặc các ngày lễ lớn như nghỉ lễ 30/4 – 1/5, Quốc khánh 2/9 hoặc Tết âm lịch…  Đây là lúc tất cả mọi người đều được rảnh rỗi và sẽ đến tham dự đầy đủ hơn. Ngoài ra, một cách đơn giản là bạn có thể tiến hành một cuộc thăm dò ý kiến trên facebook để lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp phù hợp.

Xác định thành phần và số lượng người tham dự

–  Một bước quan trọng tiếp theo khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp là cần xác định thành phần và số lượng người tham dự để từ đó xây dựng nội dung chương trình và lựa chọn địa điểm phù hợp.

–  Thành phần tham dự chương trình họp lớp bao gồm các thành viên trong lớp, thầy cô giáo hoặc cả người thân trong gia đình các thành viên có mặt trong buổi đó.

>> Phòng hội trường sông Mekong cho thuê tại quận 1

Phải dự trù được chi phí tổ chức

–  Việc dự trù chi phí phù hợp sẽ giúp cho kế hoạch tổ chức họp lớp của bạn trở nên khả thi hơn. Để biết được chi phí họp lớp là bao nhiêu. Để làm tốt công việc này thì bạn nên liệt kê tất các các hạng mục chi tiêu cho sự kiện. Sau đó, xác định hạng mục nào là cần thiết và hạng mục nào không cần phải có và gạch bỏ khỏi danh sách. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng chi phí một cách tiết kiệm, hiệu quả.

–  Một vấn đề khá nhạy cảm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp nhiều người thường gặp phải là một số thành viên do lo ngại về kinh phí nên không đến tham dự. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể kêu gọi những thành viên có điều kiện kinh tế tốt đứng ra tài trợ một vài hạng mục trong chương trình. Như vậy, buổi họp mặt sẽ được diễn ra đông đủ, ấm cúng và trọn vẹn hơn.

–  Hoặc bạn có thể tham khảo dịch vụ thuê phòng tổ chức các buổi họp lớp của Seminarsaigon. Chúng tôi cam kết giá cả của chúng tôi là mức giá cạnh tranh nhất của thị trường Việt Nam nói chung và của Sài Gòn nói riêng.

Xây dựng kịch bản chương trình họp lớp

–  Việc xây dựng kịch bản chương trình họp lớp sẽ phụ thuộc vào việc bạn mong muốn chương trình họp lớp của mình sẽ diễn ra như thế nào và mang đến những cảm xúc gì cho các thành viên tham dự.

–  Nếu bạn muốn buổi họp lớp là một bữa tiệc liên hoan thông thường, nội dung chương trình chỉ cần gói gọn trong việc: trưởng ban sẽ thay mặt để liên lạc thay mặt phát biểu, lớp tổ chức liên hoan, sau đó giao lưu văn nghệ, hát karaoke và chụp hình lưu niệm kết thúc chương trình.

–  Còn nếu như bạn muốn tổ chức một ngày họp lớp thật hấp dẫn, mới lạ thì có thể thuê các MC, ca sĩ, nhóm múa biểu diễn. Hoặc liên hệ đến các công ty chuyên tổ chức họp lớp sẽ được tư vấn, xây dựng kịch bản với nhiều nội dung đặc sắc, ý nghĩa, tạo bất ngờ và để lại ấn tượng cho các thành viên.

Nếu bạn thuê MC thì sẽ giúp cho chương trình họp lớp diễn ra chuyên nghiệp, hấp dẫn hơn

Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp

–  Đối với hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp thường là các nhà hàng, quán ăn hoặc có thể là nhà của một thành viên trong lớp. Tuy nhiên, Việc đến các nhà hàng, những chố công cộng thì sẽ không thể có không gian để bạn bè hàn huyên tâm sự lại chuyện cũ.

–  Bên cạnh đó, xu hướng họp lớp hiện nay thường là tổ chức họp lớp kết hợp team building. Sở dĩ hình thức này trở thành xu hướng bởi các hoạt động team building sẽ nhanh chóng phá vỡ khoảng cách giữa các thành viên sau nhiều năm xa cách. Đồng thời, các chuyến du lịch nghỉ dưỡng, dã ngoại ngắn ngày cũng là cơ hội tốt để các thành viên vừa được nghỉ ngơi thoải mái, vừa có thể trò chuyện, chia sẻ và thấu hiểu nhau nhiều hơn. Địa điểm tổ chức họp lớp kết hợp team building thường là các resort hoặc khu du lịch sinh thái hoặc các phòng chuyên tổ chức sự kiện tại Sài Gòn.

Phân công công việc

 

Các bước để lập kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ

  –  Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn nên phân chia công việc rõ ràng cho từng người và có timeline cụ thể để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Nên tạo sẵn một checklist cho từng người, như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc cũng như tránh để xảy ra những sơ xuất đáng tiếc.

–  Với các bước lập kế hoạch tổchức họp lớp chi tiết trên đây hẳn đã giúp bạn hình dung được những công việc quan trọng cần chuẩn bị cho ngày hội ngộ thêm trọn vẹn, ý nghĩa. Chúc bạn có một ngày họp lớp vui vẻ, đáng nhớ và nếu có gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình lên kế hoạch tổ chức.

–  Nếu bạn chưa có ý tưởng hoặc chưa biết thực hiện ra sao, hãy liên hệ ngay với chúng tôi – công ty cho thuê phòng chuyên nghiệp – chất lượng tại Sài Gòn.

Địa chỉ cho thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện họp lớp

–  Với kinh nghiệm Nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê phòng tổ chức sự kiện và hỗ trợ các chương trình sự kiện, Chúng tôi tin rằng sẽ đem đến cho quý khách không gian tuyệt vời nhất!

Để xem chi tiết những thông tin về phòng hội trường thì tham khảo thêm tại http://seminarsaigon.vn